我国医院档案信息化管理的SWOT分析与对策

时间：2024-12-24 14:24:56 阅读全文下载本文

摘要

随着二十一世纪的到来，信息化时代的特征也凸显出来，医疗卫生事业也蒸蒸日上，虽然医院档案管理在医疗卫生事业中举足轻重，但其仍面临着重重难关和难得的机遇。因此，本文首先对医院档案管理的重要性进行分析，之后就其现状探讨如何对医院档案管理的信息化进行有效实现。[1]发挥其长处，弥补其不足，以提高医院内部档案信息化管理水平。

关键词:医院档案管理；信息化管理；SWOT分析法

Abstract

With the advent of the 21st century, the characteristics of the information age are also highlighted, and the medical and health undertakings are also booming. Although hospital archives management plays an important role in the medical and health undertakings, it still faces many difficulties and rare opportunities. Therefore, this paper first analyzes the importance of hospital archives management, and then discusses how to effectively realize the informatization of hospital archives management. [1] opportunities and threats of the hospital archives informatization and give full play to its long-termdepartment, make up for its deficiency, in order to improve the hospital internal archives information management level.

Keywords: hospital archives management; information management; SWOT analysis

一、研究的目的及意义

目的：随着我国各行各业信息化的迅速发展，档案信息化管理也逐渐成为现代医疗卫生管理工作的重要内容。在计算机还没有普及的时代，人们采用人工整理的方式，工作人员要花费许多的时间和精力整理档案。而在计算机普及的时代，利用计算机不仅节省了大量的人力物力，也大大的提高了工作效率。本文的研究意在通过对我国医院档案信息化管理中的优势因素以及劣势因素进行分析，并针对其不足，提出可行性方案与措施。

意义：在我国，人们在预防检查及治疗疾病过程中所产生的病例报告单等各种资料与档案管理密不可分，在医疗以及教研等活动中的有着显著的作用，同时也与人民群众的自身健康与医学发展有着密切的联系，使研究者意识到其在医院管理中的重要性，并随着逐渐的深入探讨与研究使材料档案衍生出了新的课题与方向。电子文档的出现和普及，使得档案逐渐信息化向数字化，传统的档案管理方式已经不能满足当今日益飞速发展的信息化发展。因此，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。

二、国内外研究现状

(一)国外研究情况

Aleixandre-Benavent.Rafael、Ferrer-Sapena.Antoni和Peset.Ferznanda等在西班牙名声很高的研究者们经过深入的研究，最终发表了新的电子档案病例史论文，他们着手于管理模式，并从此角度出发并研究，从西班牙电子档案的诞生发展开始研究，在进行了深层次的解析之后，最终他们得出了一个结论，作为国家医疗卫生重要对象的电子病例档案，如果想要其发展的更好更完善，就要从三方面进行改变，其一是目前电子档案资源的规模较小，需要对其进行增量扩充，二是目前各个部门之前颇有“各扫门前雪”之意，因此要对各个部门之间有意筑起的“墙壁”与“堡垒”进行打破并改变，经过了前两步的改变，电子病历档案也就更为完善，要用完善的电子病例档案去为临床业务工作带来更好的服务。[2]

因而可知，对于一些在医学方面及其发达的国家，他们在医院信息系统的建设上已达到深不可测的地步，如果和他们比较的话，我国的技术水平和应用方面还有较大差距，这些正是我国目前需要继续改进的方面。

（二）国内研究情况

学者张凤莲在其《浅议医院档案管理的信息化建设》中指出，由于医疗卫生的事业发展越来越快，处在一个这样的背景下，我国人民对于医院信息资源的需求越来越大，在这种十分严峻的情况下，对医院信息化建设的进一步加速，建成一个更高效便民的资源共享平台就显得尤为重要。[3]

我们正处于一个“互联网+”飞速发展的时代，对于档案事业的发展是一个最好的机会，及时抓住这次机遇，不断推陈出新，使得自身水平逐步文件提高，使档案事业持续发展，为其将来的长远发展做好铺垫。[4]

学者高向前,刘孟江在其《浅议医院档案管理的信息化建设》一文中指出，对于档案管理的重要性，医院的相关部门及其人员要得到充分认识。要对医院档案信息化建设中的资金进行加大投入，同时对于管理工作人员专业素质的参差不齐进行整改，将人员统一安排到一起，进行系统性的培训学习，对档案管理系统进行逐步建立并不断完善，对存储在系统中的信息资料进行多重防护并时常就安全性进行排查，使得存储人在了解过后能够真正的踏实，在逐步改变中医院得到稳健发展。[5]

三、我国医院信息化管理的ＳＷＯＴ分析

1.优势分析

信息时代的到来，医院的各个部门和科室每天都在产生了数量众多的文件，这些文件为学校教学、医疗研究、医院管理等提供了宝贵并且用处极大的资源。人们愈加的感觉到传统的档案管理方式已经不能满足人们的需要以及社会的需求，而对信息化档案管理的逐渐认识并使用使得人们逐渐摒弃原有传统的关系方式，因此新的信息化的档案管理方式越来越被人们所认可并使用。如果将所有的文件都进行信息化的处理，那么对于文件原稿的保护将更为轻松，同时对于经常发生的文件丢失或损坏等也将不复存在。

在处理档案时使用信息化的方式，能够对效率进行极大的提高。使用传统的方式，也就是手动整理，这种方式会加重管理人员的负担，并且整理效率也十分缓慢。每次对于信息的修改，都需要部门投入不少的人力与财力。如果我们转变方法，使用信息化的处理方式，那么修改档案的某个地方只需要在计算机设备上进行关键词或子的输出，计算机即可自动进行查找， ……此处隐藏2439个字……新推出的标准的数据库建设有出入的现象，这在很大程度上降低了档案的使用效率，并增加了维护成本。

第四，由于受传统观念、现有技术不完善和法律冲突等各种原因，电子文件的分类管理情况并不理想。除了个别经济发达的城市以外，医院的电子文件的分类管理工作还没有开展起来，尤其是北方等经济不发达地区，医院尚无建立档案电子文件管理。

五、医院信息化管理的解决方法

（1）重视医院档案信息化基础设施的建设

档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提,关系着档案信息化建设的成败和整体水平。[14]档案信息化的建设包括档案信息化建设的硬件平台和网络。实现医院档案管理的现代化的基础就是硬件的满足,首先保证充足的办公资金加大电子产品的使用。使档案资料的文字、照片甚至有光盘等文件方便长久保存。

同样，先进的档案管理app也是实现我国档案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要选用经过官方认证鉴定的正版软件，在此基础上进行开发并建立适合医院情况的管理系统，与医院办公系统相接，实现全自动整理的计算机全过程管理。

（2）加强对管理人才队伍的培养

我国医院档案工作人员自身的素质与档案信息化建设密切相关。因此，一、要重视素质培养,安排他们接受有关计算机技术和现代管理技术等知识的培训，为广大工作人员提供良好的培训环境;二、制定信息化建设规划,吸引和培养专业型人才,做好人才储备,打好档案管理的基础。三、关心和爱护档案工作人员，从给予他们和医院主系列专业人员同等的待遇和机会,使其安心工作。[15]四、档案工作者要顺应时代的潮流，努力学习提高自己的专业知识。档案事业面临的挑战迫在眉睫，电子档案的出现使工作人员更加方便快捷的更好地为医疗患者工作服务。

（3）完善医院档案管理信息化制度

完善相关法律法规、建立健全各种完备的规章制度是健全医院档案信息化制度的首要任务。立足国际标准化建设，解决相关法规的制定问题，为信息资源开发利用工作提供法律保障。档案信息建设必须做到有法可依、有法必依，当今我国档案信息利用过程中遵守的法规建设标准还相对滞后，从不法分子利用各种资料进行侵权的行为频繁出现。

首先，从国家层而来说，要解决这些问题，相关部门要深入研究《中华人民共和国档案法》，在各项有关档案的行政法规的基础上，尽快修订补充相关的法规。从全新的学术研究状态出发，借鉴其他立法完备国家的档案立法的成功经验。在总结其他发达国家现有的档案信息管理的基础上，完善我国众多与档案相关的法律，从而来协调档案信息和对现有数据库资源的开发。《档案法》《保密法》等相关法律的相互矛盾问题，国家要根据实际实际情况来制定新的档案法规。

其次，从档案部门的角度说，档案工作人员首先应该要有创新，不仅要积极配合相关部门，还可以在自己权责范围内对现有的规章做出适当调整。在提高档案的保密工作同时，使档案在一个安全的环境中得以开放利用。在实践中不断积累经验，协调好相关法律法规相互的关系，积极配合相关部门工作。对与档案管理有关的法律规章制度就行完善和推出新规，使工作人员的现行执法实施时能够有迹可循，这样使得在执法过程中的不合法操作大大减少，能够让档案工作人员真正的放心踏实工作。

（4）整合资源，促进档案信息化建设

信息资源建设是档案建设的突出重点突击的核心问题，没有数量庞大的信息资源库的档案信息为资源库基础，我国的档案资源库的建设就提不上来日程。整合信息资源刻不容缓，在加强保密讹基础上实行资源共享，统一管理。在现有资源库的基础上开发出一款APP，可以做到即时通讯，分类查找，使得查询方便快捷。更加档案室有强大的信息资源优势，应充分利用这一优势，最大限度的满足医生与患者的利用需求，这是现实发展的客观需要，也是时代发展的产物。

六、总结

虽然我国已经热火朝天的开展医院档案信息化，建立信息资源数据库。但是开展工作中仍发现我国存在不少问题。从外部大环境来看，全球信息化的发展、政府信息透明公开、电子政务的建设、信息时代对档案信息需求的急剧增加为档案的发展打下了良好的外部环境。从内部小环境分析，档案信息化的方便快捷，省人工省时省力成为了档案信息化发展的内部优势。但基础设施相对落后、资金发现不够，不健全的法律法规、业务水平的低下、档案管理制度不够完善等方面的缺点，是摆在我们面前急需解决的问题。医院档案部门要充分利用外部环境，发挥自身优势，充分使用各方面资源，实现自身社会的价值最大化。

参考文献

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[2]Aleixandre-Benavent.Rafael,Ferrer-Sapena.Antonia,Peset.Fernanda.Informatizacion de la historia clinica en Es(Alternate Title:Electronic medical records in Spain)[J].El Profesional de la Informacion.2010.3（19）:231-239.

[3]刘玮.浅谈纸质档案教字化技禾规范及归档要求[U].中小企业管理与科技(中旬刊),2014(8).

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