第一篇：电子档案管理工作经验总结
随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。
一、电子文件归档前的准备工作分析
充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理thldl.org.cn的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。
由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。
二、电子文件归档过程中应注意的问题分析
在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。
对于cad电子文件的归档可以采用dwg格式，因为这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。
对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。
对于pdf格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。
三、电子文件归档后的检查验收工作分析
电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。
以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。
四、电子文件修改后的归档工作分析
在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。
综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。
第二篇：2014年税务局电子档案管理工作经验交流材料
近年来，随着我国电子信息技术产生快速发展，税务部门的办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，税务部门许多日常工作和管理业务可以直接在计算机和网络上办结 ……此处隐藏2172个字……管理的宝贵组织过程资产。如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个重要工作，现将档案管理经验介绍如下：
首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。根据日常使用规律，将存档资料分为呈批申请类、设备采购类、生产运行类、日常管理类等，并根据分类将每份档案登记台账。
其次，对已完工的资料进行及时入库存档，同时为避免档案的丢失，对借出的资料进行登记，并定期梳理出借时间，对长期借出的档案进行催还，以免借出时间过久，造成的档案丢失。
最后，定期检查资料室，将已满五年的档案进行打包整理，保持档案资料柜的整洁明了。
持之以恒，贵在坚持。条条大路通罗马，对档案管理的方法有很多，但能够管理好的关键都是坚持。科技档案的管理是一个长期细致的工作，只有坚持不懈，才能够将每份档案都管理好。
第四篇：电子档案图书馆管理工作职责
电子档案图书馆管理工作职责
一、接受学校现代教育领导小组领导，在教科室指导下开展现代教育电子档案图书馆管理工作。
二、加强电子档案图书管理学习, 提高管理水平，严格按照《国家公文处理办法》及时、准确地做好文件图书的积累、保管、整理、归档、立卷、移交工作。
三、钻研业务，熟悉资源内容，根据学校课程安排，编录电子档案图书和参考资源检索目录，保证学科教师教学使用。
四、依据师生教学要求，提出图书资源购买需求，负责新入图书资源编录存档立卷，向学校师生公示、开放，有效提供图书资源参考。
五、指导学科教师和学生正确使用电子图书资源，注重图书资源的良好保养与维护，养成良好的使用习惯，用后归架还卷。
六、建立学校电子档案图书借阅制度，科学完善档案图书资源借阅手续，落实归还时间，按时归还入档。
七、电子档案图书管理人员工作调动，要严格办理交接手续，交清电子档案图书资源，保证资料不得流失。
八、负责电子档案图书资源防火、防盗、防潮、防鼠等日常保洁工作，做到图书、资源、地面、墙壁、门窗无尘光洁，保证档案图书资源良好使用。
渠县有庆镇第一中心小学
第五篇：电子政务工作电子档案管理工作心得体会
电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、发布以及收文办
理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。
传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。
一、电子档案管理的原则
1.1“前端控制”原则
考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。
1.2“全程管理”原则
根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。
电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。
二、电子公文的真实性保障
判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：
2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施
一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。
二是设置操作日志
